På tide å følge Prokoms bestillingsstandarder

Tilstede: Velkom, Debug, Oil, Fagkom, Redaksjonen, Appkom, Prokom, FeminIT, Økans, Leder, Nestleder, Dotkom, Arrkom, Trikom, Backlog, Bedkom, Styremedlem x3

Ikke tilstede: Fondet, Prokom (delvis), Bankom, Ekskom, dotDAGENE

Starter med Prokom sine saker fordi Prokom må dra tidlig

77 - Bestilling av banner, bonger og plakater v/ Prokom (10 min)

[Det virker som at det er mye usikkerhet rundt hvor og hvordan man bestiller banner og plakater.]

• Følg denne beskrivelsen:

  Prokom ønsker at alle skal bestille via bestillingssiden i OW og ikke på mail. Vi går gjennom alle bestillinger vi har fått på møtet og fordeler det på ulike folk. Om folk bestiller på mail blir det kaos. Bestillingssiden finner dere nederst inne på OW admin. Vi ønsker helst at alle feltene blir fylt og at beskrivelsen på hva dere ønsker er enkel å forstå.

  Om dere lager banner selv skal det ikke være laget med AI (dere skal ha tilgang til canva og kanskje affinity) og dere må sende til godkjenning på mail til prokom.

  Viktig at folk sier dette til alle medlemmene sine så blir jobben vår litt enklere:)

• Sp: Er det noen hard frist, når bør man sende inn for å forvente at den kommer i tide?

  • Sv: 2 ukers frist - altså to uker før du trenger produktet

• Sp: gjelder det bare bannere eller bonger og plakater og alt også?

  • Sv: ja det bør være for alt

• Sp: på canva er det premium bruker, hva er innloggingen der?

  • Sv: vi (Prokom) har premium i hvert fall, kan sende innlogging etterpå

• Sp: hvis man lager banner selv og sender på mail for godkjenning til Prokom, er det frist på hvor tidlig den mailen må sendes?

  • Sv: oi godt spørsmål. tar litt tid å svare, helst send en uke før dere må bruke det, så det kan endres hvis det ikke blir godkjent.

• Sp: kan man reuse bannere?

  • Sv: ja

• SO: vi har logget inn på Canva med en egen fagkom-mail og fått premium der

• I: Synes det burde være en egen side på komitewiki for regler rundt plakatbestillinger

  • K: Er vel det allerede

• I: Vi har link til den i vår egen wiki, det kan være lurt å gjøre synligere kanskje

Gjør det mer synlig på Notion

78 - Blir ikke placeholder bannere til alle komiteer v/ Prokom (5 min)

[Vi tok dette opp på møtet og ble enig i at dette kommer til å gå litt mot sin hensikt. Vi har tenkt at folk vil tenke at det blir mer greit å vente med å bestille banner dersom det blir levert et fint placeholder banner.]

• Sp: hadde det vært en ide å ha en felles placeholder?
  • Sv: ehh ja, jeg synes egentlig den som er på OW nå er fin jeg. hvor ulik farge representerer ulik arrangementtype.
• K: kan switche placeholder online-logoen til komitelogoen på OW. Vil folk ha det?
  • Mange er enige
• K: synes det kan være forvirrende for nye som ikke kan forskjellen på komitelogoene, da er det mer ryddig med arrangementtype
• K: det viktigste er ikke å vite hvilken komite som arrangerer, men heller hva slags arrangement det er
• K: hvis man vil ha noe på siden sin så må man bare bestille plakaten i tide.

Det blir som det er. Ingen placeholder blir laget. Hvis man vil ha banner får man bare bestille i tide.

79 - Godkjenning av innkalling, agenda og referat

Innkalling - underkjent, feil dato Agenda - godkjent Referat - godkjent

81 - Statusrunde (20 min)

Appkom:

• Har hatt møte med dotkom og org.struktur gruppa + leder for å diskutere tydeligere skille mellom appkom og dotkom
  • K: Kommer mer info om møtet neste stormøte
• dotkom skal ta over opptakssiden, må snakke nærmere om hvordan det skal gjøres
• begynt å se på nye prosjekter, fylle tomrommet etter opptakssiden
• finner nye til interne ansvarsområder

Arrkom:

• Har fått inn nye medlemmer/arrangører på arrangementene våre
• studielånspils i går gikk kjempebra
• Ang veldedighetsfest har vi snakket med bedkom om hvilke bedrifter vi skal snakke med og har snakket med
• Snakket med backlog siden de skal ha veldedighetsuke ifm veldedighetsfest

Backlog:

• mye rundt interessegrupper, en del som vil starte opp igjen av inaktive grupper, det er gøy
• planlegger med hs og dotkom om hvordan vi skal involvere/vise interessegrupper på OW
• hatt 4. klasse middag som gikk bra
• skal ha noen 1.klasse arrangementer
• komitekickoff på lørdag, tror det blir bra!
  • litt dumt at komiteene ikke har svart på om de kommer på post…
• begynt å planlegge lederkurs
• podcasten er på vei opp igjen
• Sp: stemmer det at bedkom avlyste posten sin, og backlog fikk vite at bedkom ikke skulle stille via fagkom?
  • Sv: ja vi har hørt fra fagkom at bedkom ikke stiller på post
  • K: (bedkom forsvar) vi hørte om fagkom kunne ta over bedkom sin post siden ingen i bedkom skulle stille. vi vet at fagkom ga beskjed om at de tok over så tenkte det var gitt beskjed om.
  • K: Kanskje lurt å sende en mail selv når man ikke kan stille til neste gang for ryddighetens skyld.
• Sp: er poenget at alle komiteeene skal bidra med noe?
  • Sv: ja, men hvis ingen har mulighet til å stille så får det bare være
  • K: (bedkom) Alle er bortreist

Bankom:

• Vi trenger fler daljer! Vet ikke hvordan jeg får tak i de
• Delt ut penger fra IE potten, alle komiteer som har fått penger brude være orientert om dette og hvordan pengene kan brukes:)
• Vi har fortsatt penger!
• I: Vi har egentlig blitt enige om at det skal sendes melding i HS+ledere slack om fordelingsmøte sånn at alle lederne kan gi beskjed til økans om at de kan stille på disse møtene. Dette har ikke skjedd.
  • K: noen stilte med vara, og var ikke nødvendig for alle å stille
  • K: er jo greit å sende melding likevel og så kan heller komiteene velge selv om det er relevant for dem eller ikke. særlig når vi har blitt enige om at det skal sendes ut melding.
  • K: debug visste ikke at det skjedde blant annet
• bankom-leder kommer ikke på møter, økans i HS dekker bankom status inntil ny leder blir valgt
• K: jeg fikk høre at han skal fortsette men ha møter på ettermiddager. Litt usikkert på hvilken info som stemmer da

Bedkom:

• Hadde ITEX forrige uke, det gikk bra tross gravferd og styr med at det ikke var nok plasser til alle
• Bedpres med Eika neste uke - påmelding har åpnet
• valgt nye til booking
• sett på om vi skal prøve oss på mersalg nå som vi ikke har HSP. potensielt mer profilering på ow eller lavterskel arrangementer på kontoret med bedrifter
  • skal ha møte med trikom etterpå

Debug:

• begynt å tenke på arrangement nå til høsten så vi blir synligere for de nye
• begynt å planlegge psykisk helse dag
• skulle lage et “valg av tillitsvalgt”-skriv: ligger ute på komité notion, under “Generelt til komiteer”, heter “Valg av tillitsvalgt i komiteene”

dotDAGENE:

• Ikke til stede, har kun møterett og ikke plikt

Dotkom:

STÅR MER I NOTION!

• hatt møte med appkom og org.struktur
• opplæring av de nye - de skal jobbe med achievements på ow
• diva er litt i live igjen, samarbeid mellom utviklende komiteer i Online, TIHLDE og Abakus
• fikset kalenderintegrasjon så du kan abonnere på dine arrangementer så du får de i din kalender
• kan også legge arr i kalenderen som ikke har påmelding, eller påmeldingsstart også
• blitt bedre funksjonalitet rundt “pools” til å velge hvem som skal ha plass i hvilke påmeldinger
• mange flere valg når man admin påmelder noen

Ekskom 2027:

• Hatt ny erfaringsskriv-kveld
  • Vi gjer dette kontinuerleg gjennom komiteens periode, medan vi har erfaringane frå forskjellige steg i prosessen ferskt i minne. Dette håpar vi vil sikre best muleg erfaringsoverføring til Ekskom 2028.
• Fått banner frå prokom, yay
• Dugnadskjøret og leiting etter faglig opplegg pågår framleis
  • Faglig ansvarlig har lagd og fått godkjent en mail-tempelate
• Vi har utsendt interesseundersøkelse for kulturelt opplegg, og mottatt mange gode svar

Fagkom:

• knowit har byttet kursdato fra 13. oktober til 27. oktober
• prøver å bruke datoene som er holdt av til ikke-faglige kurs
• skal ta opp nye bookingmedlemmer i morgen og begynne booking da
• planlegger brattkortkurs og swing-kurs

FeminIT

• hadde workshop på mandag, planlagt arrene i semesteret
• prøver å få til et arrangement med Abakus og TIHLDE

Fondet

• ikke noe å melde der, ingen søknader

Online IL:

• har hatt padel og pirbadet
• har bowling med 1. klasse og backlog neste uke
• workshop og sosialt imorgen

Prokom:

• ikke tilstede på møtet lenger

Redaksjonen:

• godt i gang med første utgave, ferdig med 1. utkast, startet på 2. utkast
• ca 28 sider
• kommer rundt 1-2 uken i oktober
• sett på ryddigere løsning for organisering av midtsidebilder - har sendt mail til komiteer om info

Trikom:

• har hatt lunsj lounge med dotkom
• workshop i går og planla og fordelt arr og fordelt arrangører, gitt beskjed om at ting ikke skal krasje
• fordelt nye ansvarsområder internt

Velkom:

• hei!
• erfaringsskriv. vi er egentlig ferdige
• vet ikke om jeg skal møte på møter videre? men jeg har veldig lyst til å fortsette
• neste uke kommer vår nestleder

Styremedlem:

• Happy med styrevors før immball <3
• Mer representasjoner ✨
• Bidratt med å arrangere og rydde kompilering
• Representasjon på Abakus

Styremedlem:

• planlagt og gjennomført kompileringen
• Lagt inn straffer
• Fikset plan for utlegg for hyttetur
• Arrangert hyttetur
• Var på Leonardo immball
• Hjalp til på ITEX

Styremedlem:

• Listingløp og representasjon på Abakus
• Installering med TIHLDE
• Hyttetur med ledelsen <3
• Representajson på Leonardo ball
• Igang med å skrive retningslinjer for en ny funksjonalitet på OW
• Div todos

Økonomiansvarlig:

• Møte med bankom-leder for litt forberedelser til bankom møte og litt div andre ting.
• Fiksa et problem med siste MVA melding
• Hjulpet til med arrangering av kompilering
• Leonardo immball

Nestleder:

• Vært med på arrangering og rydding på kompilering
• Styrevors<333 og Abakus immball<33
• Planlagt og gjennomført hyttetur
• Fikset utlegg for hyttetur
• Booket masse rom for faste møtetider
• Booket rom til komitékickoff
• Søkt om tilgang til A4-boden og IT-boden - nye tilganger kommer i sept, men da får de nye medlemmene bare ta med seg et gammelt medlem hvis de skal inn der.
• Skal bli kurset i å fikse tilganger selv fordi ntnu ikke gidder å gjøre det for meg mer
• Oppdatert e-postlisten på wikien

Leder:

• Arrangerte kompilering
• Var på fordelingsmøtet
• Deltok på linjeleder møtet
• Var på representasjon på Leonardo ball
• Deltok på velkom erfaringsskriv møtet og satt frist på når de må blir ferdig med å skrive det
• Svarte på mails
• Begynte med velkomansvarlig erfaringsskrivet
• Skaffet gave til TIHLDE
• Var på hyttetur
• Deltok på Dotkom-Appkom-Org. struktur gruppen møtet om samarbeid og klarere skille mellom komiteene
• Delegerte Catch IDI 2027 ansvar videre til fagkom
• Delte ut Abakus listingsløpet daljer og leder agraffer til ledere som var på hytteturen
• Delte Online-kalenderen med alle de nye
• Singerte MVA melding
• Sendte innkalling til generalforsamling

82 - Overlappspunkt (5 min)

[Hver komité prater litt om hva de tenker å arrangere framover, slik at man blir gjort oppmerksom på eventuelle konflikter eller bekymringer tidlig]

• I: angående 13. oktober - spm til fagkom: er det noe dere holder av til eget kurs?
  • K: ja, men fjerner den når vi har spikra de ikke-faglige kursene

83 - Medarbeider samtaler v/ Leder (5 min)

[En medarbeidersamtale er en planlagt, forberedt og strukturert en-til-en-samtale mellom en ansatt og nærmeste leder.]

• Hvis noen føler seg mer komfortabel med å ha samtale med Nestleder enn Leder så får man gi beskjed om det.
• greit å begynne sakte men sikkert med samtaler, gjennomfører over litt lengre tid
• Send meg melding hvis dere vil ha den så snart som mulig, hvis ikke går jeg etter min egen rekkefølge
• Sp: kan du legge ut lista over når du skal ha med hvem?
  • Sv: har ikke noe fast liste, jeg spør dere om det passer forløpende

84 - Daljer og agraffer v/ Leder (5 min)

[Alle som har fullført Abakus listingsløpet, men ikke fått dalje får det nå. Også alle som ikke har betalt for leder agraff, husk å betale på Vipps shop #957351 ]

• Sp: Hva er agraff?
  • Sv: metallplaten over komitédaljen hvor det står at du er komitéleder
• Sp: Kan man bruke de på andre gallaer?
  • Sv: ja, med komitédaljen til komiteen du er leder for

  Gir beskjed om det blir gratis eller ikke på slack + individuelle beskjeder til de som fikk på andre måter enn på hyttetur

• I: Kan være greit å gi beskjed på forhånd at de koster penger?
  • K: Ja burde det

85 - Standarder å følge v/ Leder (5 min)

[Sette komite på kopi når dere svarer på mail. Husk å få alle de nye å signere taushetserklæringer ]

• I: Når man svarer folk, alltid sett komiteen på kopi slik at det ikke står på bare én person.
  • K: når man trykker på reply blir man redirecta til bare én person stort sett, men er det noe vi kan gjøre for at at man svarer alle involverte?
  • K: kan trykke tre prikker og så svar alle så skal alle som også var satt på kopi motta mailen, men er nok lurt å dobbeltsjekke
• I: alle komiteledere må huske at alle nye i komiteene må signere taushetserklæring

86 - Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

• Opptaksevaluering møtet

  • de som var på møtet får innkalling.
  • ikke send vara for det er bare for de som faktisk var der

• Skal mailer som blir sendt til komiteer@online.ntnu.no være synlig for alle medlemmer i komite eller kun leder?

  • Sv: skal være synlig for alle i komiteen, er en egen mail-liste som går kun til ledere
  • Sp: kan jeg da sette på automatisk videresending til slack på denne mail-lista også?
    • Sv: Ja

• Kjøpe flere bankom daljer

  • de er tomme
  • dette kan vi snakke om på HS møte, det er ikke relevant for alle sammen.
  • Alle komiteene bør sjekke hvor mange daljer de har for å sjekke om vi skal bestille til flere samtidig
  • K: kan vi få en frist hvis vi skal kjøre felles innkjøp

• I: Kan ikke FeminIT bleste i #arrangmenter på Slack?

  • K: kan bleste i begge to, bare husk å sette dere opp i blæstekalender

• I: Hvordan er det med lang og tro?

  • K: HS deler ut på genfors, komiteledere blir spurt om antall på forhånd

87 - Sosialt

[Vi sjekker stemmingen for sosialt]

• skip pga lite tid

91 - Møteevaluering

Møte hevet 14:05