Stormøte før alle tar påskefri

Tilstede:

Emma, Janaann, Brinje, Guro, Gurveer, Robin, Brage, Mathea, Maria, Tord, Bernhard, Cecilie, Gleb, Theodor, Tone, Johannes, Live, Andrej

Ikke tilstede:

Ada, Isak, Mattis, Synne, Erik, Eeman

9 - Godkjenning av innkalling, agenda og referat

Innkalling - Godkjent

Agenda - Feil dato, men godkjent for denne gang…

Referat - Godkjent

10 - Statusrunde (20 min)

Appkom:

• Klare for å få tilbake appen, men lisensen de venter på betaling for å få lansert appen igjen på appstore.
• Lyst til å flytte lisensen over på et appkom-medlem, istedenfor ny leder hvert år
  • K: Kan hende leder av Online må stå på den lisensen siden appstore brukeren er knyttet til leder av Online
  • K: Brinje tror også det var snakk om dette tidligere
  • K: William skal ringe appstore og få øverført til Andrej, så han kan spørre om det også? S: Autobank? funker den?
    • K: Skal visst være i orden

Arrkom:

• Lenge siden siste arrangement, hybel til hybel denne lørdagen
• kommet godt igang med planlegging av quiz etter påske og komiteseminar, 1.klasse-eksamensfest og utmat for 5.

Backlog:

• Hadde hyttetur nå
• Fått folk inn i nye roller
• Skal ha lederkurs i morgen, si ifra om allergier!!
• Fortløpende arrangementer, 1 og 4 klasse comit, komiteseminar
  • Sp: Vil dere ha mail-alias for org-struktur gruppa for det?
    • Sv: Ja bare det ikke blir for mange mailer å holde oversikt over
  • K: Bedre med en ny gruppe på ow istedenfor ny mail for alt.
    • Sv: Brage kan hjelpe meg med det

Bankom:

• Vi skal på hyttetur til helgen, intet annet å melde.
  • K: skal kjempes om penger blant komiteene om en uke

Bedkom:

• Hadde bedpres med Sopra, gikk bra og mye bonger
• Skal ha bedpres med Impact i morgen
• Planlegger ITEX, sendt ut kontrakter
• Har vært på Oslotur, snakket med bedrifter og det gikk også greit.

Debug:

• Tillitsvalgt kursing de skal ha idag, si ifra til din tillitsvalgt!
• Satser på noen nye debuggere etterhvert
• Sp: Har Live blitt fjernet fra systemene?
  • Sv: Ja Live har blitt fjernet fra alt, utenom notion

dotDAGENE:

• Generalforsamling
• Erfaringsoverføring nå de første dagene
• Har opptak nå denne uken før alle drar på ekskursjon

Dotkom:

• Gjort litt random ting, prosjekter
• Vært på blåtur og henta jakka til Tord
• Eastereggs og sånn, Brage har vært på ferie så har vært noen rolige dager

Ekskom 2026:

• Vi drar jo snart da, nå på søndag! Siste dugnader fredag og lørdag.
• Tyrkia situasjonen er TRYGG ifølge UD

Ekskom 2027:

• Gjennomført interesseundersøkelse så planalgt utifra det
• Vært i kontakt med ticket og ting begynner sakte men sikkert å ta form

Fagkom:

• Ikke tilstede

FeminIT

• Feira kvinnedagen på kontoret forrige uke
• Hadde kanelbolleonsdag forrige uke
• Damene på DT smeller denne torsdagen

Fondet

• Nye styredokumenter, blitt godkjent?
• Har glemt å ta opp på HS møte…
• Møte i fondet, snakket om innvesteringsstrategier, har 150k som skal innvesteres
• K: Dere har vel tatt opp nye leder og nye medlemmer?
  • Sv: Ja, sant! Ny leder i fondet! Mattis Hattestad

Online IL:

• Hot yoga forrige uke
• Gymtime nå på søndag
• Endelig valgt ny nestleder: Malin

Prokom:

• Vært på blåtur
• Årboka begynner å bli ferdig
• Jobber mot en eventuell splitt fremover, retningslinjer og div
• K: Saken om ukens påmelding på instagram? Prokom skal ikke poste oppsummeringer?
  • Sv: Okay.
  • Saks: Prokom har mye å gjøre, så ukens påmelding og månedens oppsummering skal de ikke legge ut lenger(?)
  • Tar det mer senere

Trikom:

• Vin og vinyl, vaffelsteking og LL, ny LL imorgen, kom kom
• Påskeeggjakt neste uke, vaffelsteking neste uke og beeriokart neste uke

Jubkom:

• Ikke her:(

Velkom:

• Signert kontrakt med silent disco med Abakus
• Av 20 k fikk de 7, ikke gøy, men jobber
• Neste mandag kommer fadderpåmeldingsskjema, åpent til etter påske
• K: Vær veldig tydelig i skjemaet at det er bindende!
  • K: Få prokom til å lage plakater på A4
    • Sv: Gjort

Styremedlem:

• Ikke her

Styremedlem:

• Jobbet med å komme inn i nye roller, ikke så mye mer enn det, mye som har skjedd, bli vant med tilværelsen

Styremedlem:

• Egentlig samme, prøvd å sette meg inn i roller og dokumenter i HS

Økonomiansvarlig:

• Blitt bestemt at de 100k vi fikk fra fondet i fjor skal betales tilbake til fondet
• Overskudd på 63 k beholdes
• betalt noen fakturaer, tilbakebetaling av utlegg

Nestleder:

• Fått erfaringsoverføring fra Ola
• Fått booka en del rom og svart på noe mails
• Svart på mail, overført lederalias på mails
• Skal få overført komite-leder alias også

Leder:

• Oppdaterte HS-siden på wikien
• Svarte på mails
• Sendt møteinnkalinger
• Deltok på FIF møte digitalt, sammen med Guro, ikke mye viktig som skjedde der
• Skrev om styrevors i erfaringsskrivet
• La inn nye ledere i riktige kanaler
  • K: Si ifra om noen ikke er lagt inn

11 - Overlappspunkt (5 min)

[Hver komité prater litt om hva de tenker å arrangere framover, slik at man blir gjort oppmerksom på eventuelle konflikter eller bekymringer tidlig]

• I: Minne på at det er viktig å prioritere komitéseminar!! Lagt inn mye tid i dette og eneste som er for interne. Ryktes bra opplegg på dagen, ER bra opplegg på kvelden i hvert fall!
  • Folk må komme!!
• Skal sende ut mail til komitemedlemmene innen påska, forhåpentligvis innen uka
  • Sp: Er det pizza til alle nå?
    • Sv: JA!🥳 Alle får pizza
  • Sp: Skal det ikke være påmelding? Er ikke lagt inn på OW.
    • Sv: Ja arrangement på OW, men ikke åpnet enda. Ok skal legge inn påmelding.
  • K: Må bleste internt, ikke på korktavla

12 - Tilbakemeldinger rundt Autobank v/ Emma (5 min)

[Appkom har foreløpig ikke fått noen formaliserte klager i form av mail. Likevel så er det andre komiteer som skal diskutere tilbakegang til gamle kvitteringssystemer på sine møter. Synes Appkom bør involveres i denne samtalen]

• I: Lanserte autobank for ikke lenge siden, trodde alt gikk bra, også hørt litt negative kommentarer siden lansering, men appkom har ikke fått noen konstruktive tilbakemeldinger selv? Bare folk som snakker negativt rundt om det selv. Vi er avhengige av å få tilbakemeldingene direkte til Appkom, ikke diskuteres rundt på andre komiteers møter istedenfor å gi tilbakemelding til Appkom. Også noe med hvordan man gir tilbakemelding, mye tid brukt så ikke hyggelig hvis det snakkes dårlig/usakelig om.
  • K: Ikke bra at folk har diskutert det intert istedenfor at Appkom har fått beskjed. Ble diskutert på Bankom-møte, men så sa jeg (Johannes) at det skulle tas opp på neste møtet som var nå på søndag.
  • K: Det meste skal nok være fiksa nå. Ting burde bare være mer transparant og lettere å tracke. Dårlig at det blir baksnakket.
  • K: Eneste som burde få snakke om det er Bankom og Appkom, passer seg ikke i de andre komiteene
  • K: Bankom har gått til dotkom og har snakket sammen.
  • K: Hørte snakk om at autobank ikke funka, og at derfor burde de sette opp det gamle. Men ikke snakket om autobank på sitt møte utenom det.
  • K: Har ikke fått mail, bare tilbakemeldinger gjennom Johannes. Skjermbilde fra Slacken til dotkom som lurte på om de skulle gå tilbake til gammelt system
  • K: Veldig viktig for at vi skal få tilbakemeldinger for å lage en god løsning til bankkom men da er de avhengige av tilbakemeldinger fra alle.
  • SP: Har noen i bankom vært innvolvert før det launcha?
    • Sv: Ikke direkte, økans har ikke vært. Viktig at man får erfaring fra de som har noe økans erfaring / vært i bankom.
  • Sp: Kan en idé være å teste det med noen i bankom, type brukertester?
    • Sv: Ja det går an
  • K: Integrasjonen med fiken er litt problematisk og bør testes
  • K: Alle problemene jeg (johannes) har møtt på er fiksa nå, så om alle ledere sier på neste møte at Autobank er good burde det ikke være mer problemer rundt det
  • K: Oppfordre til å sende mail til Appkom ved tilbakemelinger.
  • K: Fant meldingen på slack, var litt userr, håper det ikke var for ille. Vet selv hvor viktig tilbakemeldingene er, send eposter kontra slack fordi det kan bli mange.
  • LF: Bedre å sende mail med en gang og ikke vente på det eller bare snakke med leder.
  • LF (contd.): Appkom bør sende mail til bankom for å finne en de kan teste med
  • K: Kudos til Johannes for å ta det opp uansett

13 - Generell tilbakemeldinger på arbeidet til andre komiteer v/ Andrej (5 min)

[Når det gjelder arbeidet til andre komiteer, oppfordres det å ta kontakt med gjeldende komitee, hvis dere har tilbakemeldinger eller konstruktiv kritikk.]

• I: Viktig at man ikke hater på andre komiteer, ikke baksnakke de. Ikke oppfordre til å snakke dårlig om andres komiteer’s arrangement når det ikke har noe med deg å gjøre. Baksnakking er aldri greit. Konstruktive tilbakemeldinger er greit.
  • Alle enige.

14 - Demo av hvordan mann legger til/fjerner endrer medlemmer i komiteen på OW v/ Brage (10 min)

• I: Live demo på storskjerm

  • Profil -> dashboard -> grupper -> velg din gruppe -> medlemmer

  • Der finner du medlemslista

  • For å oppdatere rolle, gå på “Rediger” ved siden av navnet på personen du vil oppdatere

    • Gå på rolle, velg riktig rolle, “avslutt nåværende og lag nytt medlemskap”
      • IKKE trykk på navnet, da kommer du på bruker ikke redigering av roller

  • Sp: Hvis man vil permittere noen? Hva med ut av epost-lista?

    • Sv: Litt usikker på hvordan permittering funker enda, nylig implementerert

  • K: Hvis du skal ha noen ut av maillista:

    • Medlemslista: trykk på synkroniser, da skal de som stå som “må fjernes” og “må legges til” legges til automatisk

  • Sp: E-postbruker, hvordan funker den, får du bare mail da?

  • K: Jeg skal forklare rollene:

    • E-postbrukere kommer ikke på medlemslista i komiteen på OW. Så rollen er ment for leder, nestleder, bankom, gamle og kloke medlemmer
    • Om du ikke lager epost og prøver å legge til noen, vil OW prøve å fjerne deg
    • Må synkronisere epostlista manuelt

  • K: Permitterte forblir i epostlista

  • Sp: Den røde knappen brukes kun når du skal avslutte medlemskapet helt?

    • Sv: Ja, om du avslutter med uhell er det bare å legge inn på nytt

  • K: Står det en avsluttet-dato så er ikke medlemskapet aktivt lenger.

15 - Ukens påmeldinger på Instagram v/ Cecilie (5 min)

[Det har kommet melding fra Prokom om at de slutter med Ukens påmeldinger og Månedens oppsummering. Det er forståelse for at Prokom har mye å gjøre, men Trikom syns spesielt Ukens påmelding er en arbeidsoppgave som bør prioriteres. Trikom har merket nedgang i påmeldinger på arrangementene, og tror dette kan være en medvirkende årsak. Vi ønsker at Ukens påmeldinger gjenopptas som en fast Instagram story hver søndag.]

• I: Ønsker at ukens påmeldinger gjenopptas.
  • K: Virka ikke som det var engasjement og at folk sendte inn påmeldingene.
  • K: Tenker bare på instastory, “Her er ukens påmeldinger”, månedens oppsummering går fint å droppe men savner storyen
  • K: Komiteene kan legge ut oppsummering selv, men storyen burde være en standard
  • K: Live mente oppsummering var viktig for nye medlemmer å se hva ulike komiteer driver med
  • K: Prokom har mye kaos, masse retningslinjer, så per nå klarer de ikke
  • Saks: Prokom hadde workshop i går om hvordan de ønsker å gå frem rundt splittelsen.
  • K: Hvis komiteene legger ut sjøl blir det veldig uoversiktlig, enig med live men at komiteene bør fikses sjæl
  • K: Bedkom og fagkom har egen instagram-konto hvor bedarr legges ut om.
  • LF: Kan vi i HS ta over midlertidig mens prokom kommer seg på beina igjen?
  • K: Uenig, altfor administrativ rolle for at HS skal ta på seg den
  • K: To uker til prokom skal ha noe klart om splittelsen.
  • LF: Hvis der skjer om 2 uker at det er flere SoMe ansvarlige kan vi vel bare vente med det til da?
    • K: Er egentlig bare at vi tar opp nye folk da..
  • LF: Forslag, rullere mellom komiteer?
    • NEI
  • K: Liten oppgave, dere bør klare det prokom.
  • LF: Prokom tar ukenspåmeldinger men dropper oppsummering
• I: Mye av problemet med dårlig påmelding på Trikom er forid at arrangement uten påmeldinger havner for langt ned på lista og drukner i alle arrangementene.
• Sp: Hva er retningslinjene for å poste for SoMe?
  • Sv: Ligger på komitéwiki på Notion
• Sp: SoMe-kalender for å holde av plass, skal det fortsatt brukes?
  • Sv: JA.
  • K: Kun reels som må godkjennes, men trengs ikke akkurat nå for det heller.
  • K: Tenk over hva man sender til prokom, noen ting har vært litt på kanten, vil ikke se for dårlige ut utenfra.
  • K: SoMe-retningslinjer står på felles komitéwiki

Prokom dropper oppsummering midlertidig, men fortsetter med ukens påmeldinger

16 - Ønskeskjema div. arrangementer v/ Brinje (5 min)

[Vi har fått innspill om å ha et skjema eller en side lett tilgjengelig på OW hvor onlinere selv kan legge inn forslag til arrangementer, prosjekter eller andre ønsker. Slik kan terskelen bli lavere for å komme med innspill, både med og uten komitéverv.

Vi tenkte egentlig at vi i Baklog kunne være ansvarlige for skjemaet, og at vi fordeler ideer og tanker videre til den komiteen det passer best for. Men åpen for andre tanker og ideer.]

• I: Vi foreslår å ha et skjema for dette, Google Forms i starten i hvert fall
  • K: Snakket med Marius om det, enig i at google forms er enklere, syns HS burde være inkludert ikke bare Backlog
  • K: Backlog har organisasjonsgruppa osv og at det derfor faller mer på backlog
  • K: Føler dette er virket vårt (Backlog), støtte andre komiteer og jobbe med forbedring.
  • K: Støttes!
  • LF: TODO på backlog for å lage form?
    • JA alle enige

17 - Støtte/lån til pins for interessegrupper v/ Brinje (10 min)

[Forrige HS valgte å godkjenne at interessegrupper kan lage egne pins. Vi har nå fått en søknad om støtte eller lån fra Faxe-ordenen. De ønsker primært et lån slik at de kan kjøpe inn et større parti pins for fremtidige deltakere.

Vi i Backlog har diskutert dette internt, og dette er ikke en økonomisk praksis vi vanligvis har. En mulig løsning vi ser for oss er at pinnene heller kjøpes inn under HS og selges via kiosken til alle som måtte ønske det, uten profitt eller tap. Det er snakk om rundt 45 kr per pin.

På den måten kan alle interessegrupper som ønsker dette få muligheten til det, uten at det blir et lån fra Online. Hvis vi godkjenner dette, vil vi også informere andre interessegrupper om samme mulighet slik at alle behandles likt. Og dette kan potensielt ha en positiv effekt på engasjementet til intressegrupper.

Den eneste problematikken vi ser for oss er eventuell svinn eller tyveri. Pinnene trenger imidlertid ikke nødvendigvis å stå fremme i kiosken hele tiden.]

• Sp: Fikk ikke ekskom i år også lån?
  • Sv: Ja fra salen, Brinje er usikker pga utveksling
• Sp: Noen faste kostnader for å lage pins? ofte en fast sum for å lage trykket, og så per lite per pin
  • Sv: Når man da kjøper pinsa så blir det jo dyrere for dem
  • Sv: Ja, pris på det og så stykk pris blir lavere per pins, kan bli risiko av at HS kjøper inn for gruppe og så går i tap
• Sp: Hva er forskjellen på at det går under HS og Online som et lån?
  • Sv: Er det lån blir en interesseansvarlig som må ta ansvaret ved tap, men hvis HS blir det Online som står ansvarlig
• Saks: De som søkte lån nå har fått avslag på støtte før. Tror ikke de egt har så lyst på lån. Må kanskje
• K: Tror det er best at det blir under Online
• K: Backlog er ikke positive til lån
• Sp: Hvem skal administere dette? Er det HS, dere i komiteen?
• Saks: Fått beskjed av William, Faxe har blitt stort og gått tom for pins, flere nye som vil ha.
  • Sv: Ikke rart de går tom for pins når det deles ut til alle, uavhengig om de er med i faxe eller ikke
• K: Har blitt pratet om i bankom før, var ikke positive til lån der.
• K: Mange ulike praksiser mtp pins, chains, osv som kommer fra gamle HS som skaper ny problematikk
• LF: Forselår at enkeltpersoner styrer det selv. Eller ikke en wack løsning.
  • Sv: Syns ikke at folk skal kjøpe inn pins selv, skapte også mye mer engsjement i faxeordenen. Vil finne en løsning hvor online kan bidra, tror ikke det blir problem at mange interessegrupper starter med et slikt problem. Føler det er likt med lån og HS.
• K: Hvis det skal bli en greie, synes jeg det skal kjøpes inn under HS eller Online, men da må vi ha ordentlige retningslinjer. F.eks. må interessegruppeansvarlig sende inn søknad til HS typ
• LF: Interressegruppen må ha en bindende påmelding på antall kjøpte pins, og så et beregnet estimat på de resterende
• K: HELT imot å fikse regler i ettertid.
• K: Det er så mye byråkrati. Så William hadde ikke fått det til uten å være Online-leder.
• K: Hvis vi har gameplan uten backupplan så blir det rot
  • Sv: Sier ikke at vi ikke har plan
• Generelt mye uenighet i salen gjennom diskusjonen
• K: Synes ikke at leder skal kunne/måtte bryte rekka og kjøre på.
• K: William fikk straff, men selvom han gjorde det på en uetisk og ikke clean måte.. så måten hans var dårlig, men pins funket bra.
• K: Synes det er viktig å tenke på, poenget med vedtekter og retningslinjer er for å kunne komme tilbake og se hva man hadde tenkt/bestemt.
• Sp: Kan ikke HS og Backlog komme med forslag sammen?
• LF: Johannes, Brinje, Backlog blir med i diskusjonen
• K: Andrej har Faxe-pin, han har ikke hastverk med reglene

Etter påsken blir backlog invitert på HS møte for å bli enige om en løsning.

18 - Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

• I: Løsning rundt avmeldingsfrist
  • K: Vi skal ha et møte på det neste mandag
  • K: Ok, da følger vi opp neste møte.
  • Sp: Skal HS være med?
    • Sv: Vi har snakket med Styremedlem, så HS er med.

19 - Sosialt

[Vi sjekker stemningen for sosialt]

• I: HS/leder hyttetur! Dro ganske sent ifjor, vil dra tidligere denen gangen.
  • K: 35 og 38 er ledig
  • K: Komitekickoff er nok ikke så tidlig
  • K: Problem med å ringe utenfor helgen
    • Nei går fint å ringe mandags-kveld
• Stemmer for å ikke kødde med opptaks-strukturen
  • K: Fordelingsmøte er under HS

Backlog trumfer gjennom en dato for Komitekickoff og så planlegger vi hyttetur etter det.

• I: Noen som vil være sosans for lederne? Sammen med sosans-ene i HS

Guro blir sosans i tillegg til de fra HS!

20 - Refleksjonspunkt

[Hva tenker du på? Har du noe du lurer på om Online? Har du noen tips and tricks?]

• I: Trenger en forklaring på hva Backlog er
  • K: Leder i år og leder ifjor er veldig ulike med Backlogs-virke
  • K: Vårt virke er å støtte og forbedre Online

Møte hevet 10:02