Direkte fra Budapest

51 Godkjenning av innkalling, servering og referat fra forrige uke

[Kom innkallingen tidsnok? Er serveringen her, og er den godkjent? Er referatet fra forrige uke godkjent?]

• Innkalling: Underkjent ✅
• Servering: Godkjent ✅
• Referat: Godkjent ✅

52 Status fra styret (15 min)

[Her er det kun meningen at det skal være status for styret. Det er lov å stille oppklarende spørsmål, men andre spørsmål som kan lede til diskusjoner skal skrives ned og ta på eventuelt.]

Styremedlem:

• Sendt ut representasjoner, men har ikke sendt ut TIHLDE sin invitasjon fordi den krasjer med komitéseminar og ball i Sverige
• Hatt møte med arrkom, bedkom, fagkom om venteliste

Styremedlem:

• Svart IDI med navneliste på Catch IDI deltakere
• Oppdatert referenter og serveringsoversikten til HS
• Ryddet i HS Notion blant annet ved å gruppere hvordan lukkede og åpne møtereferater ligger
• Videresendt mail
• Fylt inn der det trengs når halve HS er på ekskursjon

Styremedlem:

• Renskrevet stormøtereferat med styremedlem
• Jobbet med instagraminnlegg, og purret på folk om å sende bilder og funfacts til innlegget

💰 Økonomiansvarlig:

• Har vært bankommøte og fordelt NITO-penger
• Forefallende økansarbeid, betalinger osv

🤠 Nestleder:

• Booket rom
• Svart på mails
• Vært på HMS-runde i A-blokka og IT-boden

👲 Leder:

• Vært på møte med instituttet og tok opp utvekslingssaken og ITP-saken

    - "Vi har prøvd før, vi prøver fortsatt. Vi skal se på det og invitere studenter til å snakke med oss"

• Sendte masse mails og lagd agenda for møtet

• Snakket med dotkom om vinstraffer

• Styremedlem skal på linjeledermøtet på onsdag på grunn av ekskursjon

54 Burde vi endre tidsfristene for å legge ut åpent referat? (3 min)

[Nå har 1. ref frem til kl 23:59 to dager etter møtet, altså onsdag 23:59 for HS-møter. Jeg opplevde da jeg var 1. ref at det var en grei frist for meg å renskrive referatet, men siden det var mye annet som skjedde da så holdt jeg på til rett før fristen. Det ble da for lite tid for 2. ref å skulle rekke å lese gjennom før fristen (han var også på jub den kvelden). Det samme skjedde nå med stormøtet bare at jeg var 2. ref denne gangen som fikk for lite tid til å lese gjennom.]

• LF: Derfor lurer jeg på om vi bør oppdatere fristen slik at 2. ref har 24 timer på å lese gjennom referatet og gi godkjenning til 1. ref så vi er sikre på at man rekker det. Foreslår at 1. ref må sende referatet til 2. ref innen onsdag 23:59, men at 2. ref har torsdag på å lese gjennom og godkjenne, og så må 1. ref legge ut innen torsdag 23:59.
• I: Sånn vi gjorde det i fjor var at fristen for å sende til 2. ref var på 2 dager. Man måtte sende til 2. ref innen 48 timer, så hadde 2. ref litt tid
  • K: Jeg er enig. Jeg stemmer for at regelen Styremedlem foreslår går gjennom, hva tenker dere?
  • K: Jeg snakket med 2. ref, om at det har vært nevnt at det forslaget over fremmer blir en ryddigere måte å gjøre det på.

Konklusjon: Vi kjører med Styremedlems nye regel

55 Praksis rundt venteliste (5 min)

[Etter møte med arrkom, fagkom og bedkom har vi/de blitt enige om hvordan praksisen rundt venteliste skal være. De ønsker at dotkom legger til noen flere automatiske mailer til alle påmeldte (både til de med plass og de på venteliste) og at vi skal ta kontakt med dotkom angående dette. I tillegg er det ønskelig at HS blæster eksplisitt dette med ventelistepraksis på slack]

• I: Blæste dette på korktavla i tillegg til at bedkom, fagkom og arrkom skal legge ved info om dette i arrangementsbeskrivelsen. Denne løsningen er god for at ventelisten kan melde seg av i tide hvis de har lagt andre planer. Styremedlem sender mail til dotkom og blæster i #korktavla.
  • Sp: Var mailen mest for å informere at de 5 første på venteliste må være klare for å møte opp og ikke en “husk å melde deg av hvis du ikke kan”?
    • Sv: Hensikten er “vær forberedt på at du kan få plass fra 5. plass på ventelista”
  • Sp: Hva skjedde med regelen om at man ikke skal meldes av hvis man sier fra under 1 time før arrangementet?
    • Sv: På stormøtet der det ble diskutert var folk enige om at hvis man er på venteliste er man per definisjon påmeldt. Kjipt hvis man ikke slipper inn folk på venteliste da.
  • Sp: Hvordan er rekkefølgen på innslipp fra ventelista når man er der?
    • Sv: Vi praktiserer fysisk venteliste der førstemann til mølla gjelder.

Styremedlem sender mail til dotkom og blæster på korktavla

56 HMS runden fra forrige uken v/ nestleder (10 min)

[Nestleder var på en HMS runde forrige uke, her er hennes punkt for å rapportere det hun fant ut]

• I: De hadde ikke mye å ta oss på. De hadde fått varsel om TIHLDE. Vi fikk høre:
  • Kan ikke ha permanente ting i skjøteledning som Switch og appkom sin TV/infoskjerm.
  • Foreslår at hvis vi sender inn søknad for å få flere stikkontakter så gjør vi det sammen med TIHLDE og Abakus
  • Sp: Er Switchen permanent?
    • Sv: Ja
  • Sp: Hadde det vært godkjent om Switchen ikke trengte å stå på hele tiden? Og kunne infoskjermen flyttes?
    • Sv: Hvis switchen hadde blitt plugget ut mellom hver gang så går det fint
  • Sp: Kan være en mulighet å bruke en skjøteledning med timer?
    • Sv: Timer hadde vært dårlig for switchen hvis den hadde skrudd seg av hvis man spiller
  • K: Før vi gjør noen annet bør vi sjekke om vi har flere stikkontakter
  • K: Vi må oppdatere trikom, da dette handler om kontoret
  • Sp: Er det en idé at trikom kan få som arbeidsoppgave om å plugge ut switchen hver dag etter skoletid, slik som å lukke døren til kontoret?
    • Sv: Tror ikke det er en god nok løsning siden folk kommer til å glemme å skru den av.
  • Sp: En ting er skjøteledninger, men er det forbudt med forlengere hvis det bare er én?
    • Sv: Nestleder kan spørre
• I: Litt flaut/lættis at det første vi møtte i IT-boden var en øks som lå på bakken. De meldte at eggen må teipes hvis den skal brukes som dørstopper. De sjekket etter kjemikalier og gasser som vi ikke kan oppbevare i IT boden. Vi hadde ikke noe av det. Det er bra.
  • Saksopplysning: De gasstankene vi har er helt tomme, og ligger under trappa til leder👀

57 Økans’ time (2 min)

[Økans sitt alt-mulig punkt]

• Godkjenning av nytt styredokument fra fondet. Eneste endringen er at det skal være likviditetsbuffer på 100 000 kr istedenfor 300 000 kr.
• I: Har fått mail fra fondet om nytt styredokument med en liten endring^. Saken ble diskutert på fondets generalforsamling. På første fondsmøte ble det bestemt at det skulle senkes fra 300 000 kr til 100 000 kr.
  • Sp: Var ikke saken de tok opp på genfors at de tenkte å ha 0, og så bestemte de seg nå for å ha 100 000 kr i stedet?
    • Sv: Forslaget fra fondets genfors var å ha krav om 0, men siden det var litt uenigheter på genfors, ble det bestemt at det settes til 100 000 kr i stedet.
  • K: Vi (HS) må godkjenne styredokumentet deres
  • SO: Det som var på genfors var kun en diskusjonssak, ikke et vedtektsforslag
  • K: Jeg tenker det er godkjent

Konklusjon: Godkjent

• I: Fordeling av overskudd skjer første uka etter påske

58 dotDAGENEs time (1 min)

[dotDAGENE-ansvarlige sitt alt-mulig punkt]

• I: Jeg skal sende mail og si at jeg er ny ansvarlig for dotDAGENE fra HS. De har tatt opp noen nye medlemmer og skal sette sammen undergrupper.

60 Eventuelt

[Saker som har oppstått i løpet av møtet eller kort tid før møtet]

• I: Neste møte

  • K: Vi dropper møtet neste uke pga påske. Vi må være veldig på å svare på mails, svare på slack osv siden det er påske neste uke. Neste møte etter påske skulle vært 6. april, men få kan kanskje da. Har vi lyst til å flytte møtet til torsdag?
  • K: Ja, vi tar møtet 9. april i stedet.

• I: Stormøte 7. april eller 14. april?

  • K: Hvor mange herfra kan 7.? Flere av komitélederne er sikkert også borte, så kanskje vente til 14.?
  • K: Tror også 14. er lurt.

Tar neste HS-møte 08:15 - 10:00 torsdag 9. april. Neste stormøte blir 14. april.

• I: Leder hadde møte med organisasjonsstrukturgruppa. To fra backlog skal intervjue prokom om hva de vil rundt splittelsen. Backlog skal på neste HS-møte for diskusjon rundt pins mtp. interessegrupper og merch for interessegrupper

• I: Styremedlem legger ut bilder på Slack om fun fact og bilder, så kan folk matche vibe og bestemme seg for hva de vil gå for

  • Sp: Når tenker Styremedlem å legge ut IG-posten?
    • Sv: I morgen forhåpentligvis

• I: Blindkopi (BCC) = videresending. Kopi (CC) = sende mails

• I: Oppdatere beskrivelsen for HS på OW. Siden dotkom hadde gjort HS-siden lettere tilgjengelig, så jeg på beskrivelsen av oss. Føler ikke beskrivelsen av HS helt stemmer. Hvordan vil vi endre den teksten?

  • K: Økonomiansvarlig lager utkast til ny tekst til neste møte

Møtet hevet 09:47